【ChatGPTで長いメールを要約】読む前に「結論・依頼・期限」の3つに整理する方法｜コピペ用プロンプト付き【AI仕事カルテ No.022】

仕事をしていると、

「このメール、長い……」

「結局、私が何をすればいいの？」

と思うことはありませんか？

長いメールには、背景説明や経緯、お願いしたいことなどが混ざっていることがあります。

そんなときはChatGPTに、

「結論・自分への依頼・期限」

の3つだけ先に整理してもらうと、内容をつかみやすくなります。

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例えばこんな長いメール

先日の会議で話していた新しい資料について、営業部から追加の要望がありました。
現在の資料では説明が分かりにくいとの意見があり、特に2ページ目の数字について、もう少し簡潔にしてほしいとのことです。
来週の部長会議でも使用する予定なので、可能であれば木曜日までに修正をお願いします。
修正後は田中さんにも確認をお願いします。

全部読めば内容は分かります。

でも、仕事中はまず、

「で、私は何をすればいい？」

を知りたいですよね。

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ChatGPTにこう頼みます

以下のメールを読んで、仕事を進めるために必要な情報だけ整理してください。
【メール】[ここにメール本文を貼り付け]次の3つに分けてください。
1. 結論
2. 私が対応すること
3. 期限必要であれば、「確認した方がいいこと」も追加してください。
【重要】
・メールに書かれていない内容は推測しない
・期限や担当者は特に慎重に確認する
・分からない場合は「要確認」と書く
・短く分かりやすくまとめる

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すると、こんな形になります

結論
部長会議で使用する資料を修正する。

対応すること
2ページ目の数字を分かりやすく修正し、田中さんに確認してもらう。

期限
木曜日まで。

要確認
「数字を簡潔にする」の具体的な修正イメージ。

こうすると、最初に仕事の全体像をつかみやすくなります。

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ポイントは「要約して」だけで終わらせないこと

ChatGPTに、

「このメールを要約して」

だけでも整理できます。

でも仕事では、

何を知りたいか

まで指定した方が使いやすくなります。

例えば、

• 結論
• 自分のタスク
• 期限
• 担当者
• 要確認事項

のように項目を決めておくと、確認も簡単です。

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返信が必要なら、次にこう頼めます

内容を整理したあと、

このメールへの返信文を作ってください。
・依頼内容を理解したこと
・木曜日までに対応すること
・修正後に田中さんへ確認することを簡潔に伝えてください。

と頼めば、返信文のたたき台も作れます。

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仕事でAIを使うときの注意点

メールには、

• 顧客情報
• 社員名
• メールアドレス
• 契約情報
• 未公開情報
• 社内プロジェクト情報

などが含まれることがあります。

勤務先のAI利用ルールを確認し、必要に応じて名前や会社名を置き換えて使いましょう。

また、期限・金額・担当者などは必ず元メールでも確認してください。

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今日から使える3ステップ

1．長いメールを確認する

まず、自分宛ての依頼が含まれているかを確認します。

2．ChatGPTに3項目で整理してもらう

「結論・自分の対応・期限」

だけ先に出してもらいます。

3．元メールと照合する

数字や期限は、自分でも確認します。

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まとめ

長いメールは、全部を同じ重要度で読む必要はありません。

まず、

結論・自分への依頼・期限

の3つを整理すると、仕事を始めやすくなります。

ChatGPTには、

「短くして」ではなく「何を知りたいか」まで伝える。

これが仕事で使いやすい頼み方です。