【ChatGPTで業務マニュアルをやさしく】難しい説明を新人向けに言い換える方法｜コピペ用プロンプト付き【AI仕事カルテ No.025】

業務マニュアルを読んで、

「書いてあることは正しいけど、分かりにくい……」

と思ったことはありませんか？

長い文章や専門用語が多いマニュアルは、初めて仕事をする人には理解しにくいことがあります。

そんなときはChatGPTに、

「内容を変えずに、初心者向けに説明して」

と頼む方法があります。

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例えばこんな説明

申請内容に不備が認められた場合は、当該申請を差し戻し、申請者に必要事項の追記または修正を依頼すること。

慣れている人なら意味は分かります。

でも新人向けなら、

申請内容に間違いや不足があった場合は、申請者に返します。
足りない情報を追加したり、間違っている部分を直してもらいます。

のようにした方が理解しやすくなります。

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ChatGPTにこう頼みます

以下は仕事で使う業務マニュアルです。
【文章】[ここに文章を貼り付け]
内容やルールは変えずに、初めてこの仕事をする人にも分かる文章へ言い換えてください。
【条件】
・元の意味を変えない
・ルールを勝手に追加しない
・専門用語は必要に応じて簡単に説明する
・一文を短くする
・手順がある場合は番号を付ける
・元の文章だけでは判断できないことは「要確認」とする

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ポイントは「内容を変えない」と伝えること

マニュアルで一番怖いのは、

分かりやすくした結果、ルールまで変わってしまうこと

です。

AIには必ず、

「元の意味を変えない」

「書いていないルールを追加しない」

と伝えます。

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手順書なら番号付きにする

例えば長い文章を、

この内容を新人向けの手順書にしてください。
1.
2.
3.
の順番で整理し、各手順を1〜2文で説明してください。

と頼むこともできます。

文章のかたまりより、手順が見えやすくなります。

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分からない言葉だけ説明してもらう

文章全体を書き換えず、

この文章の中で、新人が意味を理解しにくそうな言葉を挙げてください。
それぞれを、仕事初心者にも分かる言葉で説明してください。

という使い方もできます。

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元マニュアルは必ず残す

AIが作った文章を正式なルールとして扱うのではなく、

元のマニュアルを正として使う

ことが大切です。

AI版は、

• 新人向けの補足
• 理解するための説明
• 研修用のたたき台

として使います。

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仕事でAIを使うときの注意点

社内マニュアルには、社外秘情報・システム情報・顧客情報などが含まれる場合があります。

会社のAI利用ルールを確認し、許可されている範囲で使用してください。

また、AIが言い換えた文章によって意味が変わっていないか、必ず元マニュアルと比較しましょう。

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今日から使える3ステップ

1．分かりにくい部分を選ぶ

マニュアル全部ではなく、一部分からでもOKです。

2．ChatGPTに初心者向けに言い換えてもらう

「意味を変えない」と必ず伝えます。

3．元文章と比較する

ルールが変わっていないか確認します。

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まとめ

難しい業務マニュアルは、

AIに新しいルールを作ってもらうのではなく、分かりやすい言葉への“翻訳役”を頼む

と使いやすくなります。

ポイントは、

内容を変えない・勝手に追加しない・最後は元資料で確認する。

新人研修や引き継ぎで、

「これ、もっと簡単に説明できないかな？」

と思ったら、一度ChatGPTに相談してみてください。