急いでメールを書いたとき、内容は間違っていなくても、少し強く見えてしまうことはありませんか。
たとえば、こんなメールです。
資料を添付します。
確認してください。
今日中にお願いします。
伝えたい内容は明確ですが、取引先に送るには少し直接的に見えます。
そこで今回は、ChatGPTに「内容や期限は変えず、印象だけをやわらかくする」よう頼んでみました。
今回のポイントは、AIに「丁寧にして」と頼むだけでなく、変えてほしくない条件まで伝えることです。
実際にChatGPTへ入力したプロンプト
今回は、次のように入力しました。
以下のメールを、内容・期限・固有名詞・数字は変えず、取引先にも失礼のない、やわらかい丁寧語に整えてください。
【条件】
・「今日中」という期限を必ず残す
・新しい情報は追加しない
・200字以内
・修正後のメールだけを表示する【元メール】
資料を添付します。
確認してください。
今日中にお願いします。
「丁寧にしてください」だけでは、AIが期限を弱めたり、元の文章にない情報を補ったりする場合があります。
そのため今回は、「内容・期限・固有名詞・数字を変えないこと」と「新しい情報を追加しないこと」を条件に入れました。
ChatGPTの回答
実際には、次の文章が表示されました。
資料のご確認のお願い
資料を添付いたしますので、ご確認いただけますと幸いです。
恐れ入りますが、今日中にご確認くださいますよう、お願いいたします。
元のメールよりもやわらかくなり、「今日中」という期限も残っています。
ただし、私はこの回答をそのまま送るのではなく、少し読みやすく整えました。
人が確認して整えた完成版
資料を添付いたします。
恐れ入りますが、本日中にご確認をお願いいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
ChatGPTの回答にあった「ご確認」が続く部分を整理し、文章を3つに分けました。
このように、AIの回答は完成品ではなく、短時間で作る下書きとして使うのがおすすめです。
Before／After
Before
資料を添付します。
確認してください。
今日中にお願いします。
After
資料を添付いたします。
恐れ入りますが、本日中にご確認をお願いいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
実際に使って分かったこと
便利だったのは、自分で一から敬語を考えるよりも、文章のたたき台をすぐに作れたことです。
一方で、丁寧な言葉が重なって不自然になることもあります。今回も「ご確認」が続いていたため、最後は人が修正しました。
メールを整えるときは、次の3点を確認します。
- 期限や日時が変わっていないか
- 宛名・固有名詞・数字が正しいか
- 丁寧すぎて不自然な文章になっていないか
入力前の注意
会社のルールを確認し、機密情報・個人情報・社外秘情報は入力しないでください。
必要に応じて、会社名・氏名・金額などを架空の内容へ置き換えてから使いましょう。
まとめ
急いで書いたメールが少し強く見えるときは、ChatGPTにやわらかい丁寧語へ整えてもらえます。
ただし、大切なのは「丁寧にして」と頼むだけではなく、「内容・期限・固有名詞・数字を変えない」と伝えることです。
そして送信前に、期限・宛名・数字と文章の自然さを自分で確認します。
今回のAI仕事カルテは、
メールはAIに整えてもらい、期限・宛名・数字は人が確認する。
これだけ覚えておけば大丈夫です。
コピペ用プロンプト
以下のメールを、内容・期限・固有名詞・数字は変えず、取引先にも失礼のない、やわらかい丁寧語に整えてください。
【条件】
・期限を必ず残す
・新しい情報は追加しない
・200字以内
・修正後のメールだけを表示する【元メール】
ここにメール本文を貼り付け
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