仕事をしていると、返信メールを書く場面は意外と多いですよね。

内容は分かっているのに、

「どう書けば失礼にならないかな」
「この文章で固すぎないかな」
「返信を考えているうちに時間が過ぎる」

そんなことはありませんか？

そんなときは、自分が伝えたい内容を箇条書きにして、ChatGPTなどのAIに返信メールの下書きを作ってもらうと便利です。

今回は、返信したい内容をAIに伝えて、ビジネスメールの下書きを作る方法を、例文とコピペ用プロンプト付きで紹介します。

---

ChatGPTで返信メールを作るメリット

返信メールで時間がかかるのは、内容を考えることより、

「どういう文章にすれば自然か」

で悩むときです。

例えば、

• 資料を送ってもらったお礼
• 内容を確認すること
• 後日あらためて連絡すること

この3つを伝えたいだけでも、

「ありがとうございます、だけでは短すぎる？」
「確認後に連絡します、でいいかな？」

と迷うことがあります。

ChatGPTを使えば、伝えたい内容を箇条書きで渡すだけで、返信文のたたき台を作れます。

---

返信内容は自分で決める

ポイントは、AIにすべて考えてもらうのではなく、

「私はこれを伝えたい」

という内容を自分で決めることです。

例えば今回は、

• 資料を送っていただいたことへのお礼
• 内容を確認する
• 後日あらためて連絡する

この3つをAIへ伝えます。

最初から文章にする必要はありません。

箇条書きで十分です。

---

ChatGPTに入力した返信メール作成プロンプト

以下のように入力します。

以下のメールに対する返信文を作成してください。

【伝えたい内容】
・資料を送っていただいたことへのお礼
・内容を確認する
・後日あらためて連絡する

簡潔で丁寧なビジネスメールにしてください。

受信メールに書かれていない内容を勝手に追加しないでください。

【受信メール】
ここにメール本文を貼り付ける

仕事で使う場合は、受信メールをそのまま貼り付ける前に、入力してよい情報か確認します。

---

ChatGPTが作った返信メールの例

例えば、次のような返信文のたたき台を作れます。

資料をご送付いただき、ありがとうございます。

内容を確認のうえ、改めてご連絡いたします。

引き続きよろしくお願いいたします。

ゼロから文章を考える必要がなくなるので、あとは内容を確認し、自分の言葉に少し調整するだけです。

「言いたいことは決まっているけれど、文章にするのに時間がかかる」

そんなときに使いやすい方法です。

---

ChatGPTで返信メールを作る3つのポイント

1．何を伝えたいかを箇条書きにする

まず、

• お礼
• 確認すること
• 返答する時期
• お願いしたいこと

など、自分が伝えたいことを書きます。

文章になっていなくても問題ありません。

---

2．相手を伝える

同じ内容でも、

• 上司
• 同僚
• お客様
• 取引先

では、適した表現が変わります。

例えば、

取引先への返信メールとして作成してください。

と一言追加するだけでも、文章を調整しやすくなります。

---

3．文章の雰囲気を指定する

返信メールの雰囲気も指定できます。

例えば、

社内向けに少し柔らかいトーンで作成してください。

または、

目上の方向けに、丁寧な敬語で作成してください。

さらに、

できるだけ短く簡潔にしてください。

と付け加えることもできます。

相手や状況に合わせて、一言追加するだけで文章のトーンを変えられるのも便利です。

---

AIに返信内容を考えさせすぎない

返信メールを作るときは、

「何を伝えるか」は自分で決める

のがおすすめです。

例えば、

• お礼を伝えたい
• 今回は断りたい
• 日程を変更したい
• 確認してから返事をしたい
• 追加資料をお願いしたい

という意図は、自分で決めます。

そのうえで、

「どう文章にするか」

をAIに手伝ってもらいます。

私は、

自分が内容を決める → AIが文章化する → 自分が確認する

という使い方が分かりやすいと思っています。

---

ChatGPTで作った返信メールは必ず確認する

AIが作ったメールを、そのまま送るのではなく、最低限次の点を確認します。

• 相手の名前
• 宛先
• 敬語
• 日付
• 期限
• 約束している内容
• 自分が伝えたかった内容が全部入っているか
• 元のメールにない情報が追加されていないか

特に、

「〇日までに回答します」

のような期限が入っている場合は、本当に対応できる日なのか確認します。

---

こんな返信メールにも使える

この方法は、いろいろな返信メールに使えます。

資料を受け取ったとき

• 資料へのお礼
• 内容を確認する
• 後日連絡する

打ち合わせ日程への返信

• 日程の確認
• 参加できるかどうか
• 必要に応じて別の日程を提案する

依頼を断るとき

• 依頼へのお礼
• 対応できないこと
• 必要であれば理由
• 代替案があれば提案する

確認に時間がかかるとき

• 連絡へのお礼
• 現在確認中であること
• いつ頃回答できる予定か

追加資料をお願いするとき

• 資料へのお礼
• 確認したい内容
• 追加で必要な資料

特に、

「何を伝えたいかは分かっているけれど、文章にするのが面倒」

という場面と相性があります。

---

返信メールをAIへ入力するときの注意点

仕事のメールには、

• 個人情報
• メールアドレス
• 顧客名
• 契約内容
• 社外秘情報
• 未公開情報

などが含まれている場合があります。

会社の許可なく、こうした情報を外部AIへ入力してはいけません。

必要に応じて、

• 顧客名 → A社
• 氏名 → 担当者A
• 商品名 → 商品A

のように一般化します。

また、受信メール全文を入力する必要がない場合は、返信に必要な部分だけを抜き出して相談する方法もあります。

会社で利用を認められているAI環境がある場合は、そちらを利用してください。

---

AI仕事カルテの診断結果

返信メールの下書き作成は、AI初心者にも取り入れやすい使い方です。

特に、

• 短い返信なのに時間がかかる人
• 敬語で毎回迷う人
• 文章をゼロから考えるのが苦手な人
• メールの返信件数が多い人
• 内容は決まっているのに文章化で止まる人

に向いています。

大切なのは、

メールの内容までAIに任せないこと。

自分で伝えたいことを決め、AIには文章のたたき台を作ってもらいます。

---

今回のAI仕事カルテ

使用するAI：会社で利用が認められているAI
仕事内容：返信メールの下書き作成
入力する内容：相手に伝えたいこと
入力方法：箇条書きでOK
活用場面：お礼・日程調整・確認・依頼・お断りなど
難易度：初心者向け
最終確認：必須

---

まとめ｜返信メールは「伝えたいこと」をAIに渡せばいい

返信メールは短い文章でも、意外と考える時間がかかります。

そんなときは、

「相手に何を伝えたいのか」

を箇条書きでAIへ渡して、返信文の下書きを作ってもらいます。

AIにメールを丸投げするのではなく、

自分で内容を決める
↓
AIに文章化してもらう
↓
最後に自分で確認する

この流れです。

「返信しなきゃいけないけれど、文章が思いつかない」

そんなときは、まず伝えたいことを3つほど箇条書きにするところから始めてみてください。

---

コピペ用｜返信メールを作るプロンプト

以下のメールに対する返信文を作成してください。

【伝えたい内容】
・〇〇
・〇〇
・〇〇

簡潔で丁寧なビジネスメールにしてください。

受信メールに書かれていない内容や、私が指定していない事実を勝手に追加しないでください。

【受信メール】
ここにメール本文を貼り付ける

文章の雰囲気を変えたい場合は、最後に、

社内向けに少し柔らかいトーンで作成してください。

目上の方向けに丁寧な敬語で作成してください。

できるだけ短く簡潔にしてください。

などを追加すればOKです。

AI仕事カルテでは、会社員が今日から使えるAI活用術を、実際に試した内容をもとに紹介しています。