「この場合って経費精算できるんだっけ？」

「在宅勤務のルール、どこに書いてあった？」

「申請期限って何日前までだった？」

仕事をしていると、こんなふうに社内ルールやマニュアルを確認したい場面ってありますよね。

でも、規程やマニュアルって長い。

PDFで何十ページもあったり、似たような項目が並んでいたりして、

「答えはどこに書いてあるの？」

と探すだけで時間がかかることがあります。

そんなときは、会社で利用が許可されているAIに文書を読み込ませて、

「この質問に関係する部分を探して」

と相談する方法があります。

今回は、長い社内規程やマニュアルから、

知りたい答え＋根拠となる記載箇所

を探してもらう方法を紹介します。

---

こんな経験ありませんか？

例えば、30ページある社内の「出張・旅費規程」から、

「新幹線の指定席は会社負担になる？」

を調べたいとします。

自分で探す場合は、

• 目次を見る
• 「出張」のページを探す
• 「交通費」の項目を探す
• 前後の文章を読む
• 例外条件がないか確認する
• 本当にこの解釈で合っているか確認する

と、意外と手間がかかります。

しかも、

自分は「交通費」という言葉で探しているのに、規程では

「旅費」

「移動費」

など、別の言葉が使われていることもあります。

「書いてあるはずなのに見つからない」

ということも起こります。

---

Before / After

Before

• 長い規程やマニュアルを自分で探す
• キーワード検索しても該当箇所が多い
• 自分が使った検索語と、規程で使われている言葉が違う
• 前後の文章まで読んで確認
• 結局、どこが答えなのか迷う

結果：答えを探すだけで時間がかかる

After

• 規程やマニュアルをAIに読み込ませる
• 「この質問に関係する箇所を探して」と依頼
• 答えだけでなく、根拠となる記載も出してもらう
• AIが示した場所を元の文書で確認する

結果：確認する場所を絞り込みやすくなる

---

【実践】長いマニュアルから知りたい答えを探してもらう

今回は、社内の「出張・旅費規程」があるとします。

知りたいのは、

「新幹線の指定席料金は会社負担になるのか？」

です。

会社でAIへのファイル添付が許可されている場合は、規程のPDFなどをChatGPTに添付します。

PDFはどうやって読ませる？

ChatGPTでファイル添付が利用できる場合は、クリップマークなどのファイル添付機能からPDFをアップロードできます。

ファイルをアップロードできない場合や、文書全体を入力できない場合は、

必要な部分だけコピーして、プロンプトと一緒に貼り付ける

方法でも使えます。

ただし、会社の規程やマニュアルをアップロードしてよいかどうかは、必ず勤務先のルールを確認してください。

---

そのまま使えるコピペ用プロンプト

以下の枠をコピーして使えます。

［質問したいこと］の部分だけ、自分が調べたい内容に置き換えてください。

添付した規程・マニュアルの内容だけを使って、
以下の質問に答えてください。

【質問したいこと】
[ここに調べたいことを入力]

【回答ルール】
・文書に書かれている内容だけを使う
・書かれていないことは推測しない
・答えが分からない場合は「記載を確認できません」と書く
・回答の根拠となる記載箇所を一緒に示す
・条件や例外がある場合は分けて説明する
・初心者にも分かる言葉で簡潔に説明する

最後に、
「最終的に自分で確認した方がいい箇所」
も教えてください。

---

ChatGPTからの回答イメージ

例えば、規程に、

「業務上必要な出張については、会社が交通費を負担する。新幹線を利用する場合、原則として普通車指定席を利用できる。」

と書かれていた場合、こんな回答が考えられます。

回答

規程上、新幹線を利用する場合は、原則として普通車指定席を利用できます。

根拠

「新幹線を利用する場合、原則として普通車指定席を利用できる」と記載されています。

注意点

「原則として」という表現があるため、例外条件や別途承認が必要なケースがないか、前後の規定も確認してください。

自分で確認した方がいい箇所

・新幹線利用に関する例外規定
・事前申請や承認の条件
・役職などによる利用区分

こうすると、

「答え」だけではなく、「どこを根拠にしているのか」

まで確認できます。

---

ポイントは「答えだけ」ではなく「根拠」も聞くこと

AIに、

「新幹線の指定席は使えますか？」

だけ聞くと、答えだけ返ってくることがあります。

でも、会社の規程を確認する場合は、

なぜその回答になったのか

がとても大切です。

そこで、

「根拠となる記載箇所も示してください」

と入れておきます。

すると、

AIの回答だけを信じるのではなく、

元の規程と照らし合わせて確認

しやすくなります。

---

「書いていないことは推測しない」も重要

今回も大事なのが、この一文です。

「文書に書かれていないことは推測しない」

例えば、規程に新幹線の指定席について書かれていないのに、

AIが一般的な会社のルールをもとに、

「指定席は会社負担です」

と答えてしまったら困ります。

そのため、

分からなければ「記載を確認できません」と答える

ように指定しておきます。

AIに「それっぽい答え」を作ってもらうのではなく、

文書の中にある情報を探してもらう

という使い方にするのがポイントです。

---

キーワードが完全一致しなくても探しやすい

社内規程を自分で検索すると、

自分が考えている言葉と、規程に書かれている言葉が違う

ことがあります。

例えば、

自分は、

「交通費」

で探しているのに、規程では、

• 旅費
• 移動費
• 交通機関利用費

などと書かれている場合です。

普通のキーワード検索では見つけにくくても、AIに、

「出張時の交通費について書かれている箇所を探して」

と質問すると、関連する表現を含めて候補を探してもらえることがあります。

これは、長いマニュアルを調べるときに便利なポイントです。

ただし、AIが見つけた内容が正しいかどうかは、必ず元の文書で確認しましょう。

---

こんな質問にも使えます

社内規程やマニュアルなら、例えばこんな質問にも使えます。

在宅勤務は週に何回まで可能ですか？

有給休暇は何日前までに申請が必要ですか？

出張時のホテル代の上限はいくらですか？

この申請は誰の承認が必要ですか？

この制度を利用できる条件を教えてください。

大切なのは、

質問をできるだけ具体的にすること

です。

「休暇について教えて」

より、

「有給休暇は何日前までに申請が必要ですか？」

の方が、必要な場所を探してもらいやすくなります。

---

長い規程なら「関連部分だけ先に出して」でもOK

規程がとても長い場合は、最初から答えを求めるのではなく、

この質問に関係しそうな箇所を、
重要な順に3か所抜き出してください。

まだ結論は出さず、
まず関連箇所だけを示してください。

と頼む方法もあります。

そのあと、

「この3か所をもとに、質問への回答をまとめて」

と追加でお願いします。

こうすると、AIがどの部分を見て判断しているのか確認しながら進められます。

---

AIに「規程同士の違い」を整理してもらうこともできる

似たような規程が複数ある場合は、

この2つの文書について、
今回の質問に関係する違いだけを整理してください。

共通点と異なる点を分けてください。

と頼むこともできます。

例えば、

• 新しい規程と古い規程
• 本社用と支社用のマニュアル
• 制度改定前と改定後の資料

などを比較するときにも便利です。

ただし、

どの文書が正式な最新版なのか

は自分で確認しましょう。

---

AIの回答をそのまま「正式回答」にしない

ここは特に大切です。

AIが規程を読んで答えてくれても、

AIの回答そのものが会社の正式な判断になるわけではありません。

規程には、

• 例外
• 注釈
• 別表
• 適用条件
• 改定内容

などがある場合があります。

そのため、

AIで探す → 元の規程を確認する

という順番がおすすめです。

AIは、

答えを決める人ではなく、確認場所を早く見つけるアシスタント

として使うイメージです。

---

仕事でAIを使うときの注意点

今回の方法を使うときに、最も注意したいのが情報の取り扱いです。

社内規程やマニュアルには、社外に出してはいけない情報が含まれている場合があります。

そのため、文書をAIへアップロードする前に、必ず勤務先のルールを確認してください。

特に、

• 社外秘の規程
• 顧客情報
• 個人情報
• 契約情報
• 人事情報
• セキュリティ情報
• 未公開の社内制度

などを、会社の許可なく個人向けAIへ入力・アップロードしないよう注意が必要です。

会社で利用が許可されているAIや社内環境がある場合は、そちらを利用してください。

また、AIが出した回答は必ず元の文書と照らし合わせて確認しましょう。

---

今日から使える3ステップ

1．文書を準備する

会社でAIへの入力が許可されている規程やマニュアルを用意します。

2．知りたいことを具体的に聞く

ChatGPTに、

「この文書の中から、○○について書かれている場所を探して」

と質問します。

3．根拠を確認する

AIの回答だけで判断せず、

示された根拠を元の規程で確認

します。

---

まとめ

社内規程やマニュアルは、

「答えは書いてある。でも、どこにあるか分からない」

ことがあります。

そんなときは、AIに長い文書を丸ごと要約してもらうだけではなく、

「自分が知りたいことに関係する箇所を探してもらう」

という使い方ができます。

ポイントは、

文書を準備する → 質問する → 根拠を確認する

の3ステップ。

そして特に大切なのは、

「文書にないことは推測しない」

「根拠となる記載も示してもらう」

ことです。

また、自分が検索したい言葉と、規程で使われている言葉が違う場合でも、AIなら関連する表現を含めて探す手助けをしてくれることがあります。

AIに最終判断を任せるのではなく、

長い資料の中から確認すべき場所を見つけるアシスタント

として使う。

社内規程やマニュアルを探すのに時間がかかっている人は、会社の利用ルールを確認したうえで試してみてください。