仕事のメールは、伝えたい内容が決まっていても、文章に整えるところで意外と時間がかかります。
特に上司への依頼メールは、
「丁寧すぎると堅い」
「短すぎると雑に見えそう」
「期限をどう書けばいい？」
と迷いがちです。
そんなときは、ChatGPTに箇条書きのメモを渡して、仕事メールのたたき台を作ってもらうとラクです。
今回は、箇条書きのメモから、ChatGPT無料版で上司への確認依頼メールを30秒程度で作る方法を、実際のプロンプトと例文付きで紹介します。
仕事メールをChatGPTで作るメリット
ChatGPTを使うメリットは、伝えたい内容を箇条書きで整理するだけで、件名や文章の流れまで含めたメールのたたき台を短時間で作れることです。
今回伝えたい内容はこちらです。
- 営業会議で使う資料を作成した
- 内容を確認してほしい
- 修正点があれば教えてほしい
- 期限は7月30日の午前中
内容は簡単でも、件名や丁寧な言い回しを一から考えると時間がかかります。
そこで、この箇条書きをChatGPTに仕事メールへ整えてもらいました。
今回使用したAI
今回使用したのは、ChatGPT無料版です。
難しい機能は使いません。
伝えたい内容を箇条書きにして、相手や文章の雰囲気などの条件を入力するだけです。
ChatGPTに入力した仕事メール作成プロンプト
以下の文章をコピーし、相手や伝えたい内容を自分の仕事に合わせて書き換えて使えます。
以下の箇条書きをもとに、上司へ送る仕事メールを作ってください。
【条件】
・丁寧だが、堅すぎない文章にする
・件名も作る
・要件がすぐ分かるようにする
・長くなりすぎない
・箇条書きにない内容は追加しない
【伝えたい内容】
・営業会議で使う資料を作成した
・内容を確認してほしい
・修正点があれば教えてほしい
・期限は7月30日の午前中ChatGPTが作った仕事メールの例文
件名：営業会議資料のご確認のお願い
お疲れ様です。
営業会議で使用する資料を作成しましたので、ご確認をお願いいたします。
修正点などございましたら、ご指摘いただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、7月30日の午前中までにご確認いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
箇条書きだった内容が、件名付きの自然な依頼メールになりました。
仕事メールをChatGPTで作るプロンプトの3つのポイント
1．誰に送るメールかを指定する
今回は、上司へ送るメールと伝えました。
同じ内容でも、お客様、同僚、上司では適した言葉遣いが変わります。
「誰に送るか」を最初に伝えるだけでも、文章を調整しやすくなります。
2．文章の雰囲気を指定する
今回は、
丁寧だが、堅すぎない文章
と指定しました。
仕事メールは、丁寧さだけでなく、相手との関係に合わせて文章の雰囲気を指定すると使いやすくなります。
3．箇条書きにない内容を追加させない
仕事メールでは、AIが元のメモにない内容を補ってしまうと困る場合があります。
そのため今回は、
「箇条書きにない内容は追加しない」
という条件を入れました。
送信前には必ず人が内容を確認しますが、最初から条件を書いておくことで確認しやすくなります。
お客様向けの仕事メールにも使える
同じ方法は、お客様へのメールにも使えます。
たとえば、次のように相手と条件を変えます。
以下の箇条書きをもとに、お客様へ送る仕事メールを作ってください。
【条件】
・丁寧で、安心感と信頼感が伝わる文章にする
・件名も作る
・要件がすぐ分かるようにする
・長くなりすぎない
・箇条書きにない内容は追加しない
【伝えたい内容】
・打ち合わせ資料を送付する
・内容を確認してほしい
・不明点があれば連絡してほしい
・次回の打ち合わせは8月5日相手を変えるだけでも、仕事メールの文章を調整できます。
SlackやTeamsの社内チャットにも使える
この方法は、メールだけでなく、SlackやTeamsなどの社内チャットにも使えます。
プロンプトに、
メールではなく、社内チャット向けに短くしてください。
と追加するだけです。
たとえば、上司や同僚に簡潔に確認をお願いしたいときにも使えます。
メール用の文章を一から作り直さなくても、用途に合わせてChatGPTに調整してもらえます。
ChatGPTで仕事メールを作ると何分短縮できる？
今回、箇条書きを入力してからメール文を確認するまでにかかった時間は、約30秒でした。
Before
自分で件名や言い回しを考える場合
約5分
After
ChatGPTを使った場合
約30秒
今回の削減結果
約4分30秒削減
作業時間を約90％短縮
送信前の確認時間は別に必要ですが、何もない状態からメールの下書きを作る時間はかなり減らせました。
ChatGPTで作った仕事メールを送る前に確認すること
AIが作ったメールは、そのまま送信せず、必ず内容を確認します。
最低限、次の点をチェックします。
- 宛先
- 件名
- 日付や期限
- 添付ファイルの有無
- 言葉遣い
- 元のメモにない内容が追加されていないか
特に、期限や日付、相手の名前などは間違えると仕事に影響するため、人が最後に確認することが大切です。
基本は、
AIが下書きを作り、人が確認して送る。
この使い方がおすすめです。
ChatGPTで仕事メールを作るときの注意点
仕事でAIを使う場合は、入力する情報にも注意が必要です。
次のような内容を、会社の許可なく外部AIへ入力してはいけません。
- 顧客名や取引先名
- 個人情報
- 契約内容
- 未公開情報
- 売上や社内の機密情報
- パスワードやアカウント情報
実名を入力する必要がない場合は、
A社、〇〇社、担当者A
のような仮名に置き換える方法もあります。
会社で利用を認められているAI環境がある場合は、そちらを使用してください。
AI仕事カルテの診断結果
箇条書きから仕事メールを作る使い方は、AI初心者にもおすすめです。
入力するのは、主に次の4つです。
- 誰に送るか
- 何を伝えるか
- 何をお願いするか
- 期限はいつか
さらに、
- 丁寧に
- 短く
- 堅すぎないように
など、希望する文章の雰囲気を加えると使いやすくなります。
仕事メールをAIに任せきるのではなく、
箇条書きから下書きを作ってもらい、人が内容を確認する。
この使い方なら、AI初心者でも試しやすいです。
今回のAI仕事カルテ
使用したAI：ChatGPT無料版
仕事内容：上司への確認依頼メール作成
通常作業時間：約5分
AI使用時間：約30秒
削減時間：約4分30秒
削減率：約90％
難易度：初心者向け
最終確認：必要
まずは30秒、試してみよう
まずはメモ帳に、
誰に・何を・いつまでに
を書き出してみてください。
その箇条書きをChatGPTへ貼り、
「仕事メールにしてください」
と頼むだけでも、メールのたたき台を作れます。
「メールを一から考えるのが面倒」という方は、今回のプロンプトをそのままコピーして試してみてください。
相手・伝えたい内容・期限を入れ替えるだけで、自分の仕事に合わせたメール文を作れます。
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