会議の前に、長い資料が送られてくることはありませんか？
資料を開いたものの、
- 文章量が多く、読むだけで時間がかかる
- 最後まで読んでも、重要なポイントが分からない
- 会議で何を確認すればよいのか整理できない
- 資料を読むだけで準備時間が終わってしまう
ということがあります。
私は現在、会議前にもらった資料を、会社で利用が認められているAIに読み込ませて整理しています。
ポイントは、単に、
「この資料を要約してください」
と頼むだけではないことです。
私は、
要点・課題・確認事項・会議で質問した方がよいこと
の4つに分けて整理してもらっています。
今回は、長い会議資料をChatGPTなどのAIで事前に整理し、会議で確認すべきポイントを見つける方法を紹介します。
記事の最後には、そのまま使えるコピペ用プロンプトも載せています。
ChatGPTで会議資料を整理するメリット
長い会議資料を読むとき、最初から最後まで順番に読んでいると、
「どこが重要なのか分からないまま読み進めてしまう」
ことがあります。
そこで最初にAIを使って、
- 資料全体の要点
- 現在の課題
- まだ確認が必要なこと
- 会議で質問した方がよいこと
を整理します。
重要なポイントを先に把握しておくと、そのあと元の資料を読むときも、
「ここを重点的に確認しよう」
と考えながら読みやすくなります。
資料を読まなくていいわけではありません
ここは大切なポイントです。
この方法は、
AIに要約してもらったから、元の資料は読まなくていい
という使い方ではありません。
AIで最初に整理する目的は、
どこが重要なのか
どこを重点的に確認すべきなのか
を把握しやすくすることです。
何も分からない状態で長い資料を読み始めるより、
資料の全体像をつかむ → 元資料で確認する
という順番にした方が、私は内容を理解しやすいと感じています。
Before｜読むのが大変な会議資料の例
今回は、次のような会議資料を例にします。
2026年度下期運営方針について
2026年度上期の問い合わせ件数は、前年同期と比較して5％増加しました。一方で、社内FAQの利用率は前年同期比で2％減少しており、過去に回答済みの内容と同じ問い合わせが繰り返し発生する傾向が見られています。
問い合わせ件数の増加により、担当部門では対応時間が増えており、通常業務へ影響が出る可能性もあります。下期は、社員による自己解決を促進するとともに、問い合わせ対応部門の業務負担を軽減する必要があります。
そのため、2026年度下期は、社内FAQの改善、AIの活用、応対品質の向上を重点施策として進めます。
社内FAQについては、検索性の向上、掲載コンテンツの見直し、古い情報の更新を実施します。FAQ改善は10月から開始する予定です。
AI活用については、11月から社内向けAIチャットボットを試験導入します。対象となる問い合わせや利用部門については、今後関係部門と調整します。
応対品質向上については、オペレーター教育の強化を進めます。教育内容や実施時期については、各部門から提出された改善案をもとに決定します。
各部門は9月末までに改善案を提出してください。提出された内容は運営企画部が取りまとめ、10月以降、準備が整った施策から順次展開します。
各施策の効果については、四半期ごとに測定する予定です。具体的な評価指標や目標値については、今後検討します。
予算の詳細については、別紙資料をご確認ください。
内容自体はそれほど難しくなくても、文章が長く続くと、重要なポイントを探すだけで疲れてしまいます。
ChatGPTに入力した会議資料整理プロンプト
資料を入力したあと、私は次のように質問します。
以下は、会議前に共有された資料です。
この資料を読んで、次の4つに分けて整理してください。
① 資料の要点
② 現在の課題
③ 会議で確認すべき事項
④ この会議で質問した方がよいこと専門用語がある場合は、初心者にも分かる表現で補足してください。
資料に書かれていない内容を事実のように断定しないでください。
資料だけでは分からない内容は、推測せず「確認が必要な事項」としてください。
最後の、
「書かれていない内容を断定しない」
「分からないことは確認事項にする」
という条件も大切です。
After｜ChatGPTで整理するとどうなる？
先ほどの資料を整理すると、例えば次のようになります。
① 資料の要点
- 問い合わせ件数は前年同期比5％増加
- FAQ利用率は前年同期比2％低下
- 同じ問い合わせが繰り返される傾向がある
- 下期はFAQ改善・AI活用・応対品質向上を重点施策とする
- FAQ改善は10月開始予定
- AIチャットボットは11月から試験導入予定
- 各部門は9月末までに改善案を提出
- 効果測定は四半期ごとに実施予定
② 現在の課題
- FAQ利用率が低下している
- 同じ問い合わせが繰り返し発生している
- 問い合わせ対応部門の負担が増えている
- AIチャットボットの対象範囲が未確定
- 効果測定の具体的な指標や目標値が未確定
③ 会議で確認すべき事項
- 問い合わせ件数が増えた主な要因
- FAQ利用率が低下した理由
- FAQ改善の具体的な担当部署と役割
- AIチャットボットを導入する対象業務・部門
- 効果測定に使う指標
- 各施策の具体的な目標値
- 予算の内容
④ 会議で質問した方がよいこと
- 下期の問い合わせ件数削減目標は設定しますか
- FAQ利用率はどこまで改善することを目指しますか
- AIチャットボットの対象範囲はいつ決定しますか
- 各施策の効果を何の指標で判断しますか
- 誰が、何を、いつまでに担当するのかをどの時点で確定しますか
長い文章だった資料を項目別に整理すると、
「資料に何が書いてあるか」だけではなく、「会議で何を確認すればいいのか」まで見えやすくなります。
「要約してください」だけではもったいない
長い資料をAIへ入力して、
この資料を要約してください。
と頼むだけでも、内容は短くできます。
でも、会議準備として使うなら、それだけでは少しもったいないと感じています。
私は、次の4つに分けて聞いています。
- この資料の要点は？
- 現在の課題は？
- 会議で確認すべき事項は？
- 会議で質問した方がよいことは？
この聞き方にすると、
資料に書いてあること
だけではなく、
まだ決まっていないこと
会議で確認した方がよいこと
まで整理できます。
ChatGPTで会議資料を整理するときの3つのポイント
1．整理してほしい項目を指定する
単に「要約して」と頼むのではなく、
- 要点
- 課題
- 確認事項
- 質問事項
のように、欲しい情報を指定します。
2．事実と推測を分けてもらう
AIは、資料の内容から「こういう課題もありそう」と考えて提案することがあります。
そこで、
「資料に書かれていない内容は事実として断定しない」
と伝えます。
さらに、
「分からないことは確認事項にする」
と指定しておくと、資料に書かれている事実と確認が必要な内容を分けやすくなります。
3．最後は元の資料で確認する
AIの回答だけを見て会議へ参加するのではありません。
特に、
- 数字
- 日付
- 担当部署
- 決定事項
- 未決定事項
- 予算
などは、元資料を確認します。
基本は、
AIで全体像をつかむ → 元資料で重要部分を確認する
という使い方です。
実際に使って感じたこと
以前は、会議資料を最初から最後まで読みながら、自分で重要そうな部分を探していました。
でも資料が長いと、読むこと自体に時間を取られます。
さらに最後まで読んだあと、
「結局、この会議では何を確認すればいいんだろう？」
と迷うこともありました。
現在は、最初にAIへ資料を読み込ませ、
- 何が重要なのか
- どの数字を確認すべきか
- 何がまだ決まっていないのか
- 会議で何を質問すればよいのか
を整理しています。
そのあと元の資料を読むと、確認するポイントが分かった状態で読み進められます。
私にとってAIは、資料を読む代わりではなく、会議前の頭の整理を手伝ってくれる存在です。
PDFやPowerPointの会議資料でも使える？
利用しているAI環境でファイルの読み込みに対応している場合は、PDFやPowerPointなどの資料を直接読み込ませて相談できる場合があります。
ただし、仕事の資料には機密情報が含まれることもあります。
「ファイルを読み込めるから、そのまま入れていい」わけではありません。
会社でファイルアップロードが認められているAIなのか、必ず確認してから利用します。
直接読み込ませられない場合は、入力して問題のない部分だけを文章として整理して相談する方法もあります。
ChatGPTの回答をそのまま信じない
AIは、資料に書かれている内容を整理するだけでなく、そこから課題や質問案を広げて提示することがあります。
そのため、
- 資料に書かれている事実なのか
- AIが整理・推測した内容なのか
- 本当に今回の会議で確認すべきことなのか
を自分で確認する必要があります。
AIが出した回答は、完成した答えではありません。
会議準備のたたき台として使う。
ここが大切です。
仕事でAIに会議資料を読み込ませるときの注意点
私は、会社で利用が認められているAIを使っています。
仕事で生成AIを利用するときは、必ず勤務先のルールを確認します。
特に、
- 顧客情報
- 個人情報
- 契約情報
- 未公開情報
- 社外秘情報
- パスワードや認証情報
などを、会社の許可なく外部AIへ入力してはいけません。
資料をそのまま入力できない場合は、
- 会社名 → A社
- 部署名 → 部署A
- 商品名 → 商品A
- 人名 → 担当者A
のように一般化する方法もあります。
ただし、匿名化すれば必ず入力してよいという意味ではありません。
会社のAI利用ルールを最優先にしてください。
AI仕事カルテの診断結果
長い会議資料をAIで整理する方法は、会議前の準備に時間がかかる人におすすめです。
特に、
- 長い資料を読むのが大変
- 重要なポイントを見つけるのに時間がかかる
- 会議で何を確認すればよいか分からない
- 質問を事前に準備したい
- 資料の全体像を短時間で把握したい
という人に向いています。
ただし、AIに資料を読ませて終わりではありません。
AIで整理 → 元資料を確認 → 自分で会議に備える
という使い方が基本です。
今回のAI仕事カルテ
使用したAI：会社で利用が認められているAI
仕事内容：長い会議資料の事前整理
整理した項目：要点・課題・確認事項・質問事項
使うタイミング：会議前
目的：資料の全体像と確認ポイントを把握する
難易度：初心者向け
最終確認：必須
まとめ｜ChatGPTで会議資料を「要点・課題・質問」に整理する
AIは、長い資料を短く要約するだけのツールではありません。
私は会議資料を、
- 要点
- 課題
- 確認事項
- 会議で質問した方がよいこと
の4つに分けて整理しています。
これによって、
「この資料には何が書かれているのか」
だけでなく、
「会議で何を確認すればよいのか」
まで整理しやすくなります。
長い会議資料を前にして、どこから読めばいいか迷ったら、
まずAIで全体像を整理し、そのあと元資料を確認する。
この順番を一度試してみてください。
コピペ用｜会議資料を事前整理するプロンプト
以下は、会議前に共有された資料です。
この資料を読んで、次の4つに分けて整理してください。
① 資料の要点
② 現在の課題
③ 会議で確認すべき事項
④ この会議で質問した方がよいこと専門用語がある場合は、初心者にも分かる表現で補足してください。
資料に書かれていない内容を事実のように断定しないでください。
資料だけでは分からない内容は、推測せず「確認が必要な事項」としてください。
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