会議中にメモを取っていたら、
「結局、何が決まったんだっけ？」
「誰がやるんだっけ？」
「期限っていつだった？」
となることはありませんか？
会議中は話を聞きながらメモを取るので、どうしても文章が途中になったり、箇条書きがバラバラになったりします。
そこで今回は、会議中に取った走り書きメモをChatGPTに整理してもらう方法を紹介します。
ポイントは、ただ「まとめて」と頼むのではなく、
決定事項・担当・期限・未決定事項・次にやること
まで分けてもらうことです。
これだけで、会議後に「次に何をすればいいか」がかなり分かりやすくなります。
こんな会議メモになっていませんか？
例えば、会議中にこんなメモを取ったとします。
FAQ見直し必要
10月から改善開始
検索しづらいとの声あり
佐藤さんが案つくる？
9月末まで
AIチャットボット11月テスト
対象範囲は次回決める
効果測定は四半期ごと
各部門から改善案必要自分で書いた直後なら何となく分かります。
でも、数時間後や翌日に見ると、
「佐藤さんが何を作るんだっけ？」
「9月末までって何の期限？」
「AIチャットボットの担当は決まった？」
と分からなくなることがあります。
そこでChatGPTの出番です。
Before / After
Before
会議後に走り書きメモを見ながら、
「これは決定事項かな？」
「これはまだ検討中？」
「誰が担当するんだっけ？」
と、自分でもう一度整理する。
抜け漏れがないか確認するだけでも時間がかかります。
After
走り書きメモをChatGPTに貼り付けて、
「決定事項・担当・期限・未決定事項に分けて整理してください」
と依頼。
さらに、
「最後に次にやることもまとめてください」
と加える。
会議後に確認すべき内容が、すぐに見やすい形になります。
【実践】走り書きメモをChatGPTに整理してもらう
今回使うメモはこちらです。
FAQ見直し必要
10月から改善開始
検索しづらいとの声あり
佐藤さんが案つくる？
9月末まで
AIチャットボット11月テスト
対象範囲は次回決める
効果測定は四半期ごと
各部門から改善案必要このままだと、
- 決まったこと
- まだ決まっていないこと
- 誰がやるのか
- いつまでなのか
が混ざっています。
そこでChatGPTに整理してもらいます。
そのまま使えるコピペ用プロンプト
以下の枠をコピーして、そのまま使えます。
［会議メモ］の部分だけ、自分のメモに入れ替えてください。
以下は会議中に取った走り書きメモです。
【会議メモ】
[ここに会議中のメモを貼り付け]
内容を整理して、次の項目に分けてください。
1. 決定事項
2. 担当者
3. 期限
4. 未決定・確認が必要なこと
メモに書かれていない内容は推測しないでください。
担当者や期限が不明な場合は、
「未確認」と記載してください。
最後に、
「次にやること」を箇条書きでまとめてください。ChatGPTからの回答イメージ
【決定事項】
・FAQ改善を10月から開始する
・AIチャットボットを11月から試験導入する
・効果測定は四半期ごとに実施する【担当者】
・FAQ改善案：佐藤さん（要確認）
・各部門：改善案を提出
・AIチャットボット担当：未確認【期限】
・各部門の改善案提出：9月末
・FAQ改善開始：10月
・AIチャットボット試験導入：11月【未決定・確認が必要なこと】
・AIチャットボットの対象範囲
・FAQ改善案の担当が佐藤さんで確定か
・AIチャットボットの担当者【次にやること】
・佐藤さんの担当範囲を確認する
・各部門へ9月末までの改善案提出を依頼する
・次回会議でAIチャットボットの対象範囲を決める
こうすると、走り書きだったメモが、
「何が決まったか」だけではなく、「次に誰が何をするか」まで分かる形
になります。
ポイントは「推測しないで」と書くこと
会議メモをAIに整理してもらうときに、特に大切なのが、
「メモに書かれていないことは推測しないでください」
と入れることです。
例えば、
「佐藤さんが案つくる？」
としか書いていないのに、
AIが勝手に、
「佐藤さんがFAQ改善案を作成することが決定」
としてしまうと困ります。
実際にはまだ決まっていない可能性があります。
そのため、
分からないことは「未確認」と表示してもらう
ようにしておくと、確認漏れを防ぎやすくなります。
「決定事項・担当・期限」だけではなく「未決定」も大事
会議メモを整理するとき、多くの人は「決まったこと」に目が向きます。
でも、仕事では、
まだ決まっていないこと
も同じくらい重要です。
例えば、
- 担当者がまだ決まっていない
- 期限が決まっていない
- 次回会議で決めることが残っている
こうした内容を「未決定・確認が必要なこと」として分けておくと、
何を確認し忘れているのか
が分かりやすくなります。
「次にやること」まで出してもらうとさらに便利
会議内容をきれいに整理しても、
「それで、次は何をすればいいの？」
となってしまうことがあります。
そこで最後に、
「次にやることを箇条書きでまとめてください」
と入れておきます。
すると、
- 誰に確認する
- 何を依頼する
- 次回会議で何を決める
など、会議後の行動まで見える形にできます。
つまり今回の使い方は、
会議メモを要約する
だけではなく、
会議メモを“次の仕事”につなげる
ための使い方です。
さらに便利な追加指示
最初の回答を見て、
「もう少し短くしたい」
と思ったら、そのまま続けて、
この内容を、会議後に1分で確認できるように短くまとめてください。とお願いできます。
また、
「上司に共有したい」
場合は、
この内容を、上司に共有するための簡潔な文章にしてください。と追加できます。
最初から完璧なプロンプトを書く必要はありません。
まず整理してもらう → 必要なら追加でお願いする
で十分です。
こんな会議で使いやすい
この方法は、特に次のような会議で使いやすいです。
- 定例会議
- プロジェクト会議
- 打ち合わせ
- 進捗確認
- 課題整理
- 部門間の調整会議
会議中にきれいな議事録を作ろうとする必要はありません。
まずは自分が分かる程度にメモを取って、会議後にAIで整理する。
それだけでも負担を減らせます。
仕事でAIを使うときの注意点
会社の会議内容をChatGPTなどのAIに入力するときは、必ず勤務先のルールを確認してください。
特に、
- 顧客名
- 個人情報
- 社外秘情報
- 未公開情報
- 契約情報
- 機密性の高い会議内容
などを、会社の許可なく入力しないよう注意が必要です。
会社で許可されたAIがある場合は、そちらを利用してください。
また、実際の名前を使わず、
「担当者A」
「部門B」
「プロジェクトC」
などに置き換えて整理する方法もあります。
そして、AIが整理した内容は必ず自分でも確認してください。
特に、
決定事項・担当者・期限
は、元のメモや会議内容と合っているか確認してから使いましょう。
まとめ
会議中のメモは、きれいに書く必要はありません。
大切なのは、会議が終わったあとに、
「何が決まった？」
「誰がやる？」
「いつまで？」
「何がまだ決まっていない？」
「次に何をする？」
が分かることです。
走り書きのメモをChatGPTに渡して、
決定事項・担当・期限・未決定事項・次にやること
まで整理してもらえば、会議後の確認作業をラクにできます。
ポイントは4つ。
- 走り書きのままAIに渡す
- 決定事項・担当・期限・未決定事項に分けてもらう
- 分からないことは推測させず「未確認」にする
- 最後に「次にやること」まで出してもらう
そして、AIが整理した内容は最後に自分でも確認する。
会議が終わったあと、
「このメモ、何だったっけ？」
となることが多い人は、次の会議でぜひ試してみてください。
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