PowerPointで提案資料を作るとき、
「何から書けばいいんだろう…」
「タイトルは？」
「結論を先に書いた方がいい？」
そんなふうに悩んだことはありませんか？
私も以前は、PowerPointを開いてから考え始めてしまい、1枚目のタイトルだけで30分以上止まってしまうことがありました。
今は違います。
PowerPointを開く前に、まずChatGPTへ相談しています。
今回は、思いついたことをそのまま入力して、上司向けのPowerPoint3枚分の構成と文章をChatGPTに作ってもらう方法を紹介します。
記事の最後には、そのまま使えるコピペ用プロンプトも載せています。
ChatGPTでPowerPoint資料を作るメリット
PowerPoint作成で時間がかかるのは、スライドそのものを作る作業だけではありません。
むしろ、
- 何を書くか
- どの順番で見せるか
- 1枚目に何を置くか
- 結論をどこに置くか
- 3枚にどう分けるか
を考える時間の方が長くなることがあります。
ChatGPTを使えば、頭の中にある情報をそのまま渡して、
「3枚の提案資料に整理してください」
と頼むことができます。
PowerPointを作る前に思いついたことを書くだけ
私は最初からきれいな文章を作りません。
頭の中にあることを、メモのようにそのまま入力します。
例えば、こんな感じです。
Before｜ChatGPTへ入力した内容
社内FAQを改善したい
検索しづらい
同じ問い合わせが何度も来る
費用50万円
FAQを見つけやすくして
問い合わせ件数を減らしたい
PowerPoint3枚で提案資料を作って
文章になっていなくても大丈夫です。
思いついたことを書くだけです。
ChatGPTに入力したPowerPoint作成プロンプト
以下の内容をPowerPoint3枚で
上司へ提案する資料としてまとめてください。
各ページごとに
・タイトル
・本文
・箇条書き
PowerPointへそのままコピペできる形で作成してください。
経営層向けに、
結論から分かりやすくお願いします。
情報が不足している場合は、
勝手に事実を作らず、
確認が必要な点を教えてください。
After｜ChatGPTが作成したPowerPoint3枚の例
1枚目｜結論
社内FAQ改善による業務効率化のご提案
結論
社内FAQの検索性を改善することで、問い合わせ件数の削減と業務効率化を図ります。
今回のご提案
- FAQの検索機能を改善
- 想定費用：約50万円
- 社員が必要な情報を見つけやすくする
2枚目｜現状と期待効果
FAQ改善で問い合わせを減らす
現状
- FAQが検索しづらい
- 同じ問い合わせが繰り返し発生している
- 担当者の対応時間が増えている
改善後
- 必要な情報をすぐ見つけられる
- 自己解決しやすくなる
- 問い合わせ件数の削減が期待できる
期待効果
- 業務効率向上
- 対応時間短縮
- 担当者負担軽減
3枚目｜メリット・デメリット・ご相談
メリット
- 問い合わせ件数の削減
- 業務効率向上
- 社員満足度向上
デメリット
- 初期改修が必要
ご相談
社内FAQを改善することで、問い合わせ対応の効率化と社員の利便性向上が期待できます。
ご検討いただけますと幸いです。
ChatGPTでPowerPoint資料を作る3つのポイント
1．最初から文章にしようとしない
PowerPointを作る前に、まず頭の中にある情報を書き出します。
例えば、
- 何を変えたいのか
- 今どんな問題があるのか
- いくらかかるのか
- 何を実現したいのか
これだけでも十分です。
最初からきれいな文章を作ろうとすると、そこで時間がかかります。
2．何枚の資料にするか指定する
今回は、
「PowerPoint3枚で」
と指定しました。
枚数を指定することで、ChatGPTが情報を分けて整理しやすくなります。
1枚でまとめたい場合も、5枚で説明したい場合も、同じように指定できます。
3．誰に見せる資料か伝える
今回は、
「上司へ提案する資料」
「経営層向け」
と伝えました。
同じ内容でも、
- 上司向け
- 経営層向け
- 社内説明会向け
- お客様向け
では、見せ方や文章の量が変わります。
「誰に見せる資料なのか」まで伝えることがポイントです。
結論から書いてもらうと資料が作りやすい
上司や経営層向けの提案資料では、
「結局、何を提案したいのか」
が最初に分かる方が読みやすい場合があります。
そこで私は、
経営層向けに、結論から分かりやすくお願いします。
とプロンプトに入れています。
例えば、
1枚目：結論
2枚目：理由・現状・効果
3枚目：メリット・費用・判断してほしいこと
という流れにすると、資料全体の構成を考えやすくなります。
実際に使って感じたこと
以前はPowerPointを開いてから、
タイトルやページ構成を考えていました。
今は、まずChatGPTへ相談しています。
すると、PowerPointへそのまま貼り付けられる文章のたたき台ができるので、資料作成を始めやすくなりました。
もちろん、そのまま提出するわけではありません。
実際の会社の状況や、上司が知りたい情報に合わせて自分で修正します。
それでも、
ゼロから構成を考える時間が大幅に減った
と感じています。
ChatGPTが作った資料で必ず確認すること
ChatGPTは、入力した内容をもとに文章を整理します。
ただし、情報が不足している場合に、もっともらしい内容を補ってしまうことがあります。
そのため、特に次の項目は必ず確認します。
- 数字
- 費用
- 効果
- スケジュール
- 社内ルール
- 会社の方針
- メリット・デメリット
- 実際に確認されている事実か
例えば、
「社員満足度向上」
のような効果も、データがない場合は断定せず、
「向上が期待できる」
など、事実に合わせて調整します。
ChatGPTでPowerPointを作るときの注意点
仕事で利用する場合は、
- 会社名
- 顧客名
- 個人情報
- 未公開情報
- 売上
- 契約情報
- 社内の機密情報
などを、会社の許可なく外部AIへ入力してはいけません。
必要に応じて、
- 会社名 → A社
- 商品名 → 商品A
- 部署名 → 部署A
- 金額 → 仮の数字
のように一般化して相談します。
会社で利用を認められているAI環境がある場合は、そちらを利用してください。
AI仕事カルテの診断結果
PowerPointの構成をChatGPTに考えてもらう使い方は、資料作成で最初の一歩に時間がかかる人におすすめです。
特に、
- PowerPointを開いてから固まってしまう人
- 1枚目のタイトルで悩む人
- 何枚に分ければいいか分からない人
- 結論から整理するのが苦手な人
- 上司向け資料のたたき台を早く作りたい人
に向いています。
AIに完成資料を丸投げするのではなく、
AIで構成と文章のたたき台を作り、人が内容を確認してPowerPointへ仕上げる。
この使い方が基本です。
今回のAI仕事カルテ
使用したAI：ChatGPT
仕事内容：PowerPoint提案資料の構成・文章作成
資料枚数：3枚
対象：上司・経営層向け
入力方法：思いついたことをメモで入力
出力内容：タイトル・本文・箇条書き
難易度：初心者向け
最終確認：必要
まとめ｜PowerPointを開く前にChatGPTへ相談する
PowerPoint作成で一番時間がかかるのは、
スライドを作ることではなく、「何を書くか」を考える時間
かもしれません。
私は今、PowerPointを開く前にChatGPTへ相談しています。
思いついたことをそのまま入力して、
「PowerPoint3枚で、結論から整理してください」
と頼む。
それだけでも、資料作成のスタートがかなりラクになります。
最初から完璧な資料を作ろうとせず、
ChatGPTでたたき台を作る → 自分で直す → PowerPointに仕上げる
という流れがおすすめです。
コピペ用｜PowerPoint提案資料を作るプロンプト
以下の内容をPowerPoint○枚で
上司へ提案する資料としてまとめてください。
各ページごとに
・タイトル
・本文
・箇条書き
PowerPointへそのままコピペできる形で作成してください。
最初のページで結論が分かる構成にしてください。
上司・経営層が短時間で理解できるように、
1ページに情報を詰め込みすぎず、簡潔にまとめてください。
情報が不足している場合は、
勝手に事実や数字を作らず、
確認が必要な点を教えてください。
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