Excelで資料を作っていると、
「このデータ、棒グラフがいいの？」
「折れ線グラフの方が分かりやすい？」
「円グラフって、どんなときに使うの？」
と迷うことはありませんか？
Excelにはいろいろなグラフがあります。
グラフを作る操作は分かっていても、**「このデータには、どのグラフが一番合うの？」**となると、意外と迷います。
そんなときは、ChatGPTにグラフそのものを作ってもらうのではなく、
「このデータなら、どのグラフが分かりやすい？」
と相談する方法があります。
今回は、Excelでどのグラフを使えばいいか迷ったときに、ChatGPTへ相談する方法を、実際の例とコピペ用プロンプト付きで紹介します。
ChatGPTでグラフ選びを相談するメリット
グラフ選びで迷う理由は、単にグラフの種類が多いからではありません。
同じデータでも、
- 変化を見せたい
- 比較したい
- 構成比を見せたい
- 全体の中でどこが大きいか伝えたい
など、何を伝えたいかによって向いているグラフが変わるからです。
ChatGPTに、
「このデータで、これを伝えたい」
と相談すると、候補とその理由を整理してもらえます。
いきなりExcelで作り始める前に、見せ方の方向性を決めやすくなるのがメリットです。
Excelのグラフ選びでよくある3つの悩み
1．グラフの種類が多すぎて迷う
Excelには、
- 棒グラフ
- 折れ線グラフ
- 円グラフ
- 積み上げ棒グラフ
- 散布図
など、さまざまなグラフがあります。
種類が多いからこそ、
「結局、どれを選べばいいの？」
と迷ってしまいます。
2．作ったグラフで伝えたいことが分かりにくい
同じ売上データでも、
- 毎年の変化を見せたい
- 部門ごとの違いを比較したい
- 全体に占める割合を見せたい
では、適したグラフが違います。
グラフ選びが合っていないと、数字は正しくても、見る人には伝わりにくくなります。
3．作ったあとに修正になる
時間をかけてグラフを作ったのに、
「これ、折れ線グラフの方が分かりやすくない？」
「部門比較なら棒グラフの方がいいかも」
と言われて作り直すこともあります。
そこで私は、Excelで作り始める前にChatGPTへ相談する方法を使います。
今回ChatGPTに相談するデータ
今回は、次のようなデータがあるとします。
- 過去5年間の売上
- 営業部・開発部・管理部の3部門
- 各部門の売上金額
- 各部門の売上が毎年どう変化したか見たい
- どの部門が大きく伸びたか伝えたい
- 全体として売上が伸びていることも見せたい
ここで、
「棒グラフ？折れ線グラフ？」
と迷っている状態です。
ChatGPTに入力するグラフ選びプロンプト
あなたはデータ整理と資料作成を手伝うアシスタントです。
以下のデータを使って、社内会議用の資料を作りたいです。
どのグラフを使うと一番分かりやすいか、初心者にも分かるように教えてください。
【データの内容】
・過去5年間（2021年〜2025年）の売上
・営業部、開発部、管理部の3部門
・各部門の売上金額【伝えたいこと】
・各部門の売上がどのように変化したか
・どの部門が大きく伸びているか
・全体の売上が増えていること【教えてほしいこと】
1．おすすめのグラフ
2．そのグラフが分かりやすい理由
3．Excelで作るときの注意点
4．他に使えそうなグラフがあれば教えてください複数の候補がある場合は、目的ごとに分けて提案してください。
ChatGPTからの回答イメージ
例えば、次のような回答が考えられます。
各部門の5年間の変化を見るなら
折れ線グラフ
横軸を年、縦軸を売上金額にして、営業部・開発部・管理部をそれぞれ別の系列にします。
時系列で、
- どの部門が伸びているか
- 伸び方に違いがあるか
- どの年に変化があったか
を比較しやすくなります。
特定の年の部門別売上を比べるなら
棒グラフ
例えば2025年だけを取り出して、
営業部・開発部・管理部の売上を横並びで比較したい場合は、棒グラフの方が差を確認しやすくなります。
全社売上の増加も見せたいなら
全社売上を別の折れ線グラフで見せる方法や、目的によっては積み上げ棒グラフを検討する方法があります。
このように、ChatGPTへ相談すると、グラフ名だけではなく、**「何を伝えるときに向いているのか」**まで確認できます。
グラフは「データ」ではなく「伝えたいこと」で選ぶ
ここが一番大切です。
例えば同じ5年間の売上データでも、
年ごとの変化を見せたい
→ 折れ線グラフ
部門同士の金額を比べたい
→ 棒グラフ
全体の中で各部門がどれくらい占めるか見せたい
→ 構成比が分かるグラフを検討
というように目的が違います。
だからChatGPTへ相談するときも、
「売上データがあります。どのグラフがいいですか？」
だけではなく、
「このデータを使って、何を伝えたいのか」
まで書くことが重要です。
Before｜Excelを開いてからグラフを考える
以前なら、
「棒グラフかな？」
「いや、折れ線かな？」
「とりあえず両方作ってみよう」
と、Excel上で何度もグラフを作り直すことがあります。
グラフを作る操作よりも、
「これで伝わるのかな？」
と考える時間がかかります。
After｜ChatGPTに相談してからExcelで作る
先にChatGPTへ、
「このデータで、これを伝えたい。どのグラフが分かりやすい？」
と相談します。
候補と理由を聞いてからExcelで作れば、最初の方向性を決めやすくなります。
必要なら、
棒グラフと折れ線グラフなら、今回の目的ではどちらが分かりやすいですか？
と比較してもらうこともできます。
ChatGPTにグラフ選びを相談する3つのポイント
1．どんなデータか伝える
例えば、
- 時系列データ
- 部門別データ
- 商品別データ
- 割合データ
などです。
2．何を伝えたいのか伝える
ここが重要です。
例えば、
- 増減を見せたい
- 部門を比較したい
- 一番大きい項目を伝えたい
- 構成比を見せたい
- 関係性を見たい
などを具体的に書きます。
3．誰に見せる資料か伝える
例えば、
経営層向けに、短時間で傾向が分かるグラフにしたいです。
社内会議向けに、初心者でも分かりやすいグラフにしたいです。
と伝えれば、資料の用途も踏まえて相談できます。
ChatGPTの提案は「唯一の正解」ではない
ChatGPTが、
「折れ線グラフがおすすめです」
と回答しても、それが唯一の正解とは限りません。
実際には、
- 資料を見る人
- 会議の目的
- データ量
- 会社で普段使っている資料形式
- 1枚のスライドに何を載せるか
などによって、見やすいグラフは変わります。
そのため、
AIに決めてもらうのではなく、候補と理由を出してもらい、自分で選ぶ
という使い方がおすすめです。
円グラフはいつ使えばいい？
初心者が迷いやすいのが円グラフです。
円グラフは、全体に対する構成比を見せたい場合に候補になります。
例えば、
- 売上全体の中で商品Aが何％か
- アンケート回答全体の内訳
- 予算全体に占める各費目
などです。
ただし、項目数が多い場合や、数値の差が小さい場合は比較しづらくなることがあります。
そのため、
「円グラフを使いたい」から選ぶのではなく、「構成比を見せたいから候補にする」
と考えると分かりやすくなります。
Excelでグラフを作る前にAIへ聞けること
グラフの種類以外にも、例えば、
- 横軸と縦軸に何を置けばいいか
- タイトルをどう付ければいいか
- データラベルを表示した方がいいか
- 複数のグラフに分けた方がいいか
- このグラフから何が読み取れるか
- 上司向けにどこを強調すればいいか
などを相談できます。
例えば、
このグラフを上司へ見せる場合、どこを強調すると分かりやすいですか？
と聞けば、資料作成のヒントにもなります。
AIへ売上データなどを入力するときの注意点
仕事でChatGPTなどのAIを使う場合は、まず勤務先のルールを確認してください。
特に、
- 顧客名
- 個人情報
- 社外秘情報
- 未公開の売上データ
- 契約情報
- 機密情報
などを、会社の許可なく外部AIへ入力してはいけません。
グラフの種類だけ相談したい場合は、
実際の数字を入力しなくても相談できます。
例えば、
5年間の部門別売上推移を見せたいです。
というように、データの構造だけを伝える方法もあります。
会社で利用を認められているAI環境がある場合は、そちらを利用してください。
AI仕事カルテの診断結果
Excelのグラフ選びをAIに相談する方法は、グラフ作成そのものより「どれを選べばいいか」で迷う人におすすめです。
特に、
- Excel初心者
- グラフの種類で迷う人
- 資料を作ってからやり直すことが多い人
- データはあるけれど見せ方が分からない人
- 上司に分かりやすく伝えたい人
に向いています。
ポイントは、
データ＋伝えたいこと
をセットでAIに伝えることです。
今回のAI仕事カルテ
使用するAI：ChatGPTなど会社で利用が認められているAI
仕事内容：Excelグラフの種類を選ぶ相談
今回の例：過去5年間の部門別売上
重要な入力情報：データの内容・伝えたいこと
おすすめ例：時系列の変化なら折れ線グラフ
難易度：初心者向け
最終判断：人が行う
まとめ｜Excelのグラフは「何を伝えたいか」をChatGPTに相談する
Excelで資料を作っていると、
「このデータ、どのグラフにすればいい？」
と迷うことがあります。
そんなときは、いきなりExcelでグラフを作り始めず、
どんなデータなのか
＋
何を伝えたいのか
をChatGPTへ伝えてみます。
AIから、
- おすすめのグラフ
- その理由
- 別の候補
- Excelで作るときの注意点
を聞いてから作り始めれば、グラフ選びで迷う時間を減らせます。
Excelが得意ではない人ほど、
「グラフを作って」ではなく、「どのグラフが分かりやすい？」と相談する。
まずはここから試してみてください。
コピペ用｜Excelのグラフ選びをChatGPTに相談するプロンプト
以下のデータを使って、〇〇向けの資料を作ります。
【データの内容】
・〇〇
・〇〇
・〇〇【このグラフで伝えたいこと】
・〇〇
・〇〇
・〇〇次の項目を、Excel初心者にも分かるように教えてください。
1．おすすめのグラフ
2．そのグラフが適している理由
3．横軸・縦軸に何を置けばよいか
4．Excelで作るときの注意点
5．他に候補となるグラフ複数の候補がある場合は、それぞれ何を伝えるときに向いているか比較してください。
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