【ChatGPTで上司への説明文】思いつくまま書いて伝わる文章に整理する方法｜PREP法・プロンプト付き【AI仕事カルテ No.007】

仕事で上司へ相談や提案をするとき、

「何から話せばいいか分からない」
「話がまとまらない」
「伝えたいことはあるのに、うまく言葉にできない」

そんな経験はありませんか？

私は以前、このようなことがよくありました。

そんなときに使うようになったのが、ChatGPTで考えを整理して、上司に伝わる説明文へ整える方法です。

ポイントは、最初からきれいな文章を書こうとしないこと。

頭の中にあることを、そのままChatGPTへ入力するだけです。

今回は、思いつくまま書いた内容を、結論→理由→具体例→提案の流れに整理してもらう方法を紹介します。

記事の最後には、そのまま使えるコピペ用プロンプトも載せています。

ChatGPTで上司への説明文を作るメリット

上司へ説明するときに難しいのは、文章そのものより、

「何をどの順番で伝えるか」

ではないでしょうか。

頭の中には考えがあっても、

結論が後ろになる
同じ話を繰り返してしまう
理由と提案が混ざる
何を言いたいのか自分でも分からなくなる

ことがあります。

ChatGPTなら、思いついた内容をそのまま入力して、

「上司に伝わる順番に整理して」

と頼むことができます。

最初から文章を書く必要はありません

私は最初から文章を書いていません。

ChatGPTを開いて、思っていることを本当にそのまま入力します。

例えば、こんな感じです。

Before｜ChatGPTへ入力した内容

東京だけの意見で決めるのは違う気がする。

現場との接点を増やす考えには賛成。

でも全国にも同じような課題があると思う。

もっと公平に意見を集めた方がいい。

このくらいラフで十分です。

文章として整っていなくても、

自分が何を考えているのか

が書かれていれば、そこから整理してもらえます。

ChatGPTに入力した上司向け説明文のプロンプト

ここから上司へ説明します。

以下の内容は変えずに、
上司が理解しやすく、
納得しやすい説明文へ作り変えてください。

最初に結論を伝え、
そのあとに理由・具体例・提案の順で整理してください。

必要であればPREP法
（結論・理由・具体例・結論）
の考え方も取り入れてください。

ビジネス向けの自然で分かりやすい文章にしてください。

情報が不足している場合は、
勝手に補わず、
確認が必要な点を教えてください。

ポイントは、

「内容は変えない」
「結論から伝える」
「不足している情報を勝手に補わない」

と条件を入れていることです。

After｜ChatGPTが整理した説明文

現場との接点を増やす取り組みには賛成です。

一方で、東京拠点のみの意見を中心に判断すると、
地域ごとの課題が十分に反映されない可能性があります。

そのため、東京での取り組みに加え、
全国の拠点からも同じ基準で意見を収集できる仕組みを取り入れることで、
より公平な判断につながると考えます。

元の内容はほとんど変わっていません。

でも、

賛成していること
↓
懸念していること
↓
その理由
↓
提案

という順番になったことで、何を伝えたいのか分かりやすくなりました。

上司に伝わる説明文を作る3つのポイント

1．まず自分の考えを全部書く

最初からビジネス文章にしようとすると、そこで手が止まりやすくなります。

まずは、

「私はこう思う」

という内容を、そのまま書き出します。

箇条書きでも、話し言葉でも構いません。

2．結論を最初にしてもらう

上司への相談や提案では、

「つまり何を言いたいの？」

が早く分かる方が伝わりやすくなります。

そこでプロンプトに、

最初に結論を伝えてください。

と入れておきます。

3．AIに勝手な情報を追加させない

仕事の説明文では、もっともらしい内容が追加されても、それが事実でなければ困ります。

そのため、

情報が不足している場合は、勝手に補わず、確認が必要な点を教えてください。

と入れています。

ChatGPTには、文章を立派にしてもらうより、自分の考えを正確に整理してもらう方が使いやすいと感じています。

PREP法とは？

上司への説明でよく使われる考え方の一つがPREP法です。

Point：結論
Reason：理由
Example：具体例
Point：もう一度結論

例えば、

結論
全国から同じ基準で意見を集める仕組みを作りたい。

理由
東京だけの意見では、地域ごとの課題を十分に把握できない可能性がある。

具体例
地方拠点では、東京とは違う問い合わせや運用上の課題があるかもしれない。

結論・提案
東京での取り組みに加え、全国からも同じ基準で意見を収集する。

という流れです。

ただし、毎回きれいにPREP法へ当てはめる必要はありません。

相手が理解しやすい順番になっているか

を意識するだけでも、説明しやすくなります。

実際に使って感じたこと

私はこの方法を仕事で何度も使っています。

一番便利なのは、

ChatGPTが勝手に私の考えを作るのではなく、自分の考えを整理してくれる感覚があることです。

最初から完璧な文章を書こうとしなくなったので、説明を考える負担も減りました。

特に、

「頭の中では分かっているのに、言葉にできない」

というときに役立っています。

まず思っていることを書く。

そのあとChatGPTに、

「これを上司に伝わる順番に整理して」

と頼む。

私はこの使い方がかなり気に入っています。

メール・会議・提案にも応用できる

この方法は、上司への口頭説明だけではありません。

例えば、

上司への相談メール
会議での発言
新しい施策の提案
業務改善の説明
資料の冒頭文
報告書の文章

などにも使えます。

用途を変えたい場合は、プロンプトに、

上司へのメールとして整えてください。

または、

会議で1分程度で説明できる文章にしてください。

などと追加します。

ChatGPTで上司向け説明文を作るときの注意点

仕事でAIを使う場合は、入力する情報に注意が必要です。

会社の許可なく、

個人情報
顧客名
会社名
社内の機密情報
未公開の施策
売上や契約情報

などを外部AIへ入力してはいけません。

必要に応じて、

会社名 → A社
拠点名 → 拠点A
部署名 → 部署A
商品名 → 商品A

のように一般化してから相談します。

会社で利用を認められているAI環境がある場合は、そちらを利用してください。

また、ChatGPTが作った文章は、必ず最後に自分で確認してから使用します。

AI仕事カルテの診断結果

自分の考えをChatGPTに整理してもらう使い方は、文章を書くのが苦手な人だけでなく、考えはあるのに説明がまとまらない人にもおすすめです。

特に、

上司への説明が苦手
結論から話すのが苦手
頭の中では分かっているのに文章にできない
提案を短く整理したい
会議前に話す内容をまとめたい

という人には使いやすい方法です。

大切なのは、

AIに考えてもらうのではなく、自分の考えをAIに整理してもらうこと。

ここを意識すると、仕事でも使いやすくなります。

今回のAI仕事カルテ

使用したAI：ChatGPT
仕事内容：上司へ伝える説明文の整理
入力方法：思いついたことをそのまま入力
整理方法：結論・理由・具体例・提案
活用例：上司への相談・会議・提案・メール
難易度：初心者向け
最終確認：必要

まとめ｜ChatGPTなら思いつくまま書いても上司に伝わる形へ整理できる

ChatGPTを使うとき、最初からきれいな文章を書く必要はありません。

まずは、

「自分はどう思っているのか」

を、そのまま書き出します。

そして、

「内容は変えずに、上司に伝わる順番に整理してください」

と頼みます。

ChatGPTは、文章をゼロから作るだけのAIではありません。

頭の中の考えを整理して、相手に伝わる形へ整えるためにも使えます。

「何を言いたいかは分かっているのに、うまく説明できない」

そんなときに、一度試してみてください。

コピペ用｜上司に伝わる説明文を作るプロンプト

ここから上司へ説明します。

以下の内容は変えずに、
上司が理解しやすく、
納得しやすい説明文へ作り変えてください。

最初に結論を伝え、
そのあとに理由・具体例・提案の順で整理してください。

必要であればPREP法
（結論・理由・具体例・結論）
の考え方も取り入れてください。

ビジネス向けの自然で分かりやすい文章にしてください。

情報が不足している場合は、
勝手に補わず、
確認が必要な点を教えてください。