仕事をしていると、

お客様へお詫びのメールを書いたり、
謝罪の文章を作成したりする場面があります。

そんなとき、

「何を書けばいいんだろう…」
「謝りすぎても変だし、説明が多すぎても言い訳に聞こえそう…」

と悩んだことはありませんか？

私も、お客様への謝罪文を自分で考えると、

• 必要以上にへりくだってしまう
• 自分の気持ちばかり書いてしまう
• 何を一番伝えたいのか分からなくなる

ことがありました。

そんなときは、伝えたい事実を自分で整理したうえで、ChatGPTに誠実で分かりやすい謝罪文へ整えてもらう方法があります。

今回は、ChatGPTでお客様へのお詫びメールを作る方法を、Before／Afterとコピペ用プロンプト付きで紹介します。

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ChatGPTで謝罪文を作るメリット

謝罪文で大切なのは、ただ「申し訳ありません」と何度も書くことではありません。

相手に、

• 何が起きたのか
• 何について謝っているのか
• 現在どうなっているのか
• 今後どう対応するのか

を分かりやすく伝える必要があります。

ところが、自分がトラブルの当事者になると、焦りや申し訳なさから文章が長くなったり、必要な情報が抜けたりすることがあります。

ChatGPTを使えば、自分が伝えたい事実は変えずに、読みやすい順番へ整理することができます。

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ChatGPTに謝罪を丸投げするわけではありません

ここは大切なポイントです。

私は、

「AIに代わりに謝ってもらう」

という使い方はしていません。

何が起きたのか、現在どうなっているのか、今後どうするのか。

伝える内容そのものは自分で考えます。

その内容をChatGPTに渡して、

「誠実で分かりやすい文章に整えてください」

と頼みます。

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Before｜ChatGPTへ入力する前のメモ

例えば、次のような内容を伝えたいとします。

システム障害で手続きが遅れてしまいました。

ご迷惑をお掛けしてしまいました。

現在は復旧しています。

本日中には手続きが終わる予定です。

誠実さが伝わる文章へ整えてください。

これだけでも、伝えたい事実は入っています。

最初からきれいな謝罪メールを書く必要はありません。

まずは、

「何が起きたのか」
「今どうなっているのか」
「今後どうするのか」

をメモするだけでも大丈夫です。

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ChatGPTに入力した謝罪文作成プロンプト

お客様へお詫びのメールを作成します。

以下の内容は変えずに、
誠実さが伝わる文章へ整えてください。

謝罪だけが長くならないように、

・何が起きたのか
・お詫び
・現在の状況
・今後の対応

この順番で、
読みやすく自然な文章にしてください。

情報が不足している場合は、
勝手に補わず、
確認が必要な点を教えてください。

ポイントは、

「内容は変えない」
「勝手に情報を補わない」

という条件を入れていることです。

謝罪文では、もっともらしい説明をAIが追加してしまうと問題になるため、事実だけで整理してもらいます。

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After｜ChatGPTが整理した謝罪文

このたびは、システム障害により手続きにお時間をいただき、
ご迷惑をお掛けしましたことをお詫び申し上げます。

現在はシステムは復旧しております。

手続きにつきましては、本日中の完了を予定しております。

ご不便をお掛けしましたことを重ねてお詫び申し上げます。

元の情報はほぼ同じです。

ただし、

何が起きたのか
↓
お詫び
↓
現在の状況
↓
今後の対応

という流れになったことで、相手が状況を理解しやすい文章になりました。

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ChatGPTで謝罪文を作る3つのポイント

1．まず事実を書く

最初に書くのは、気持ちではなく事実です。

例えば、

• システム障害が発生した
• 手続きが遅れている
• 現在は復旧している
• 本日中に対応予定

などです。

事実が整理できていれば、文章にもまとめやすくなります。

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2．謝罪だけで文章を終わらせない

もちろん、お詫びは必要です。

ただし相手が知りたいのは、

「これからどうなるのか」

でもあります。

そのため、

• 現在の状況
• 今後の対応
• 対応予定の時期

など、分かっている事実も伝えます。

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3．分からないことをAIに作らせない

例えば、

• 原因がまだ分からない
• 完了時間が確定していない
• 今後の対応が決まっていない

という場合に、AIが勝手に補ってはいけません。

プロンプトには、

情報が不足している場合は、勝手に補わず、確認が必要な点を教えてください。

と入れておくのがおすすめです。

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実際に使って感じたこと

私は、謝罪文をChatGPTに丸投げしたいわけではありません。

伝えたい内容は自分で考えます。

でも、そのまま文章にすると、

感情が入りすぎたり、
逆に説明不足になったり、
何度も「申し訳ありません」と書いてしまったりすることがあります。

そんなとき、ChatGPTに整理してもらうことで、

事実・お詫び・現在の状況・今後の対応

を分けて考えやすくなりました。

私にとってChatGPTは、謝罪そのものを任せるものではなく、自分の伝えたい内容を整理する道具です。

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お客様以外への謝罪文にも応用できる

この方法は、お客様へのメールだけでなく、

• 上司への報告
• 取引先へのお詫び
• 社内への説明
• 対応遅延の連絡
• ミス発生時の報告

などにも応用できます。

例えば上司向けなら、

上司へ報告する文章として、事実・原因・現在の対応・今後の対策が分かるように整理してください。

と条件を変えれば使えます。

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ChatGPTで謝罪文を作るときの注意点

仕事でAIを使う場合は、入力する情報に注意が必要です。

会社の許可なく、

• 個人情報
• お客様の氏名
• 顧客情報
• 会社の機密情報
• 契約内容
• 未公開の障害情報

などを外部AIへ入力してはいけません。

必要に応じて、

• お客様名 → 顧客A
• 商品名 → 商品A
• システム名 → システムA
• 会社名 → A社

のように一般化してから相談します。

会社で利用を認められているAI環境がある場合は、そちらを使用してください。

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AIが作った謝罪文は必ず人が確認する

謝罪文は、通常の文章作成以上に最終確認が重要です。

送信前に、

• 事実に間違いがないか
• 日時は正しいか
• 原因を断定していないか
• 対応予定を約束しすぎていないか
• 相手や状況に合った表現になっているか
• 会社のルールやテンプレートに沿っているか

を確認します。

特に、

「本日中に完了します」

のような表現は、実際に確約できる場合だけ使う必要があります。

確定していないなら、

「本日中の完了を予定しております」

など、事実に合った表現にします。

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AI仕事カルテの診断結果

謝罪文の整理は、ChatGPTを仕事で使う方法の一つです。

特に、

• 謝罪文を書くと感情的になりやすい人
• 文章が長くなりやすい人
• 何から書けばよいか迷う人
• 現状と今後の対応を分かりやすく伝えたい人

に向いています。

基本は、

自分で事実を整理する
↓
AIに文章を整えてもらう
↓
最後は人が確認する

です。

AIに謝罪を任せるのではなく、相手に正確に伝えるための文章整理に使うことがポイントです。

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今回のAI仕事カルテ

使用したAI：ChatGPT
仕事内容：お客様への謝罪文・お詫びメールの整理
入力する内容：発生した事実・現在の状況・今後の対応
文章の流れ：事実 → お詫び → 現在の状況 → 今後の対応
難易度：初心者向け
最終確認：必須

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まとめ｜ChatGPTで謝罪文を「事実が伝わる文章」に整える

ChatGPTは、代わりに謝罪してくれるAIではありません。

でも、

自分が伝えたい事実を、相手に分かりやすい順番へ整理する

ためには役立ちます。

謝罪文を書くときは、

何が起きたのか
↓
お詫び
↓
現在どうなっているのか
↓
今後どう対応するのか

を意識します。

最初から完璧な文章を書く必要はありません。

まず事実をメモして、そこからChatGPTに文章を整えてもらう。

謝罪文で大切なのは、きれいな文章より、事実と今後の対応が正確に伝わること。

私はこの考え方で使っています。

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コピペ用｜誠実な謝罪文を作るプロンプト

お客様へお詫びのメールを作成します。

以下の内容は変えずに、
誠実さが伝わる文章へ整えてください。

謝罪だけが長くならないように、

・何が起きたのか
・お詫び
・現在の状況
・今後の対応

この順番で、
読みやすく自然な文章にしてください。

事実と意見を混同しないでください。

情報が不足している場合は、
勝手に補わず、
確認が必要な点を教えてください。

AI仕事カルテでは、会社員が今日から使えるAI活用術を、実際に試した内容をもとに紹介しています。