「引き継ぎ資料、これで本当に大丈夫かな？」

「自分では分かるけど、初めて見る人にも伝わるかな？」

「抜けていることがないか不安…」

仕事で引き継ぎ資料を作ると、こんなふうに迷うことはありませんか？

自分が担当していた仕事だからこそ、

「これは説明しなくても分かるだろう」

と思ってしまい、必要な情報が抜けることがあります。

そんなときに使えるのがChatGPTです。

今回は、作った引き継ぎ資料をAIに見てもらい、

「抜けている情報」「曖昧な部分」「確認した方がいいこと」

を整理してもらう方法を紹介します。

ポイントは、

AIに勝手に内容を補ってもらうのではなく、分からない部分を「要確認」として出してもらうこと。

これだけで、引き継ぎ前の見直しがしやすくなります。

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引き継ぎ資料でよくある困りごと

例えば、こんな引き継ぎメモがあったとします。

【月次レポート作成】

・毎月5日までに作成
・売上データをExcelにまとめる
・完成したら田中さんに確認してもらう
・確認後、共有フォルダに保存

一見すると、必要なことは書いてあるように見えます。

でも、初めてこの仕事を担当する人から見ると、

• 売上データはどこから取るの？
• Excelのフォーマットはどこにある？
• 5日が休日だったらどうする？
• 田中さんが休みの場合は？
• 共有フォルダのどこに保存する？
• ファイル名のルールは？

など、分からないことがたくさんあります。

作った本人には当たり前でも、引き継ぐ人には分からない。

ここが、引き継ぎ資料の難しいところです。

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Before / After

Before

• 自分だけで引き継ぎ資料を作る
• 「たぶん大丈夫」と思って渡す
• 後から質問や追加説明が発生する

結果：引き継いだあとも対応が続きやすい

After

• 引き継ぎ資料をChatGPTに見てもらう
• 抜け漏れや曖昧な部分を「要確認」に整理
• 必要な情報を追記してから渡す

結果：質問されそうなポイントを事前に減らしやすくなる

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【実践】引き継ぎメモをChatGPTにチェックしてもらう

今回使う引き継ぎメモはこちらです。

【月次レポート作成】

・毎月5日までに作成
・売上データをExcelにまとめる
・完成したら田中さんに確認してもらう
・確認後、共有フォルダに保存

これをChatGPTに貼って、

「初めてこの仕事をする人が困りそうなことを教えて」

と依頼します。

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そのまま使えるコピペ用プロンプト

以下の枠をコピーして使えます。

［引き継ぎ資料］の部分だけ、自分の資料に入れ替えてください。

以下は、仕事の引き継ぎ資料です。

【引き継ぎ資料】
[ここに引き継ぎ資料やメモを貼り付け]

この資料を、初めてこの仕事を担当する人の目線で確認してください。

次の項目に分けて整理してください。

1. 情報が不足している可能性があるところ
2. 曖昧で分かりにくいところ
3. 引き継ぐ人が質問しそうなこと
4. 事前に確認しておいた方がいいこと

【重要】
・資料に書かれていない内容を勝手に補わない
・分からないことは推測せず「要確認」とする
・重要度が高いものから順に並べる
・初心者にも分かる言葉で説明する
・曖昧な点や不足情報は、
「要確認：〇〇（理由：〜〜が不明なため）」
の形式で書く

最後に、
「引き継ぎ前に確認するチェックリスト」
として5項目にまとめてください。

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ChatGPTからの回答イメージ

例えば、先ほどの引き継ぎメモなら、こんな確認項目が考えられます。

1．売上データの入手場所

要確認：売上データの保存場所・取得方法
理由：「売上データをExcelにまとめる」とありますが、元データをどこから取得するのか書かれていないため。

2．Excelのフォーマット

要確認：使用するExcelのひな形・保存場所
理由：新しく作成するのか、既存フォーマットを使うのか分からないため。

3．締切日の扱い

要確認：5日が休日の場合の締切ルール
理由：「毎月5日まで」とありますが、休日の場合の対応が書かれていないため。

4．確認者が不在の場合

要確認：田中さんが不在の場合の代理確認者
理由：確認者が休みの場合の対応が分からないため。

5．共有フォルダの保存先

要確認：保存するフォルダ・ファイル名のルール
理由：「共有フォルダ」とだけ書かれており、具体的な保存場所が分からないため。

こうすると、

「資料に何が書いてあるか」ではなく、「何が書かれていないか」

を見つけやすくなります。

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ポイントは「初めて担当する人の目線」で見てもらうこと

自分で作った資料を自分でチェックすると、

分かっていることを無意識に補って読んでしまう

ことがあります。

例えば、

「共有フォルダに保存」

と書いてあれば、自分ならどのフォルダか分かります。

でも、初めて担当する人には分かりません。

そこでAIに、

「初めてこの仕事を担当する人の目線で確認してください」

と頼みます。

これだけでも、自分では気づきにくい不足情報を見つけやすくなります。

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「勝手に補わない」と指示するのも大切

AIは、文章の流れから不足している情報をそれらしく補ってしまうことがあります。

例えば、

「毎月5日まで」

と書いてあるだけなのに、

「休日の場合は前営業日まで」

と勝手に補われたら困ります。

実際のルールは、

• 前営業日
• 翌営業日
• 別途連絡

など、会社によって違います。

だからプロンプトには、

「資料に書かれていない内容を勝手に補わない」

「分からないことは『要確認』にする」

と入れておきます。

AIに正解を作ってもらうのではなく、

確認が必要な場所を見つけてもらう

という使い方にするのがポイントです。

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「手順」だけでなく「例外」も確認する

引き継ぎ資料では、

通常のやり方

だけを書いてしまいがちです。

でも、実際の仕事で困りやすいのは例外です。

例えば、

• 担当者が休みの場合
• 締切日が休日の場合
• データが届かない場合
• システムにエラーが出た場合
• 承認者が不在の場合
• 通常と違う依頼が来た場合

などです。

ChatGPTには、追加でこんなお願いもできます。

この引き継ぎ資料について、
通常と違う状況が起きたときに困りそうなことを5つ挙げてください。

資料に書かれていない場合は、
答えを推測せず「要確認」としてください。

これを使うと、

「普通に進めばできる資料」から「困ったときにも確認できる資料」

へ改善しやすくなります。

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引き継ぐ人からの「想定質問」を出してもらう

もう一つ便利なのが、

「この資料を読んだ人から、どんな質問が来そう？」

とChatGPTに聞く方法です。

例えば、

この引き継ぎ資料を初めて読んだ人から
聞かれそうな質問を10個考えてください。

特に、
・作業手順
・保存場所
・期限
・担当者
・例外対応
について確認してください。

と頼みます。

質問を先に見ることで、

実際に引き継ぐ前に説明不足を見つける

ことができます。

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最後はチェックリストにしてもらうと便利

引き継ぎ前に確認する項目を、最後にチェックリストにしてもらうと使いやすくなります。

例えば、

• 作業の目的が書かれている
• 使うファイル・保存場所が分かる
• 担当者・確認者が分かる
• 期限が分かる
• 例外時の対応が書かれている

という形です。

資料を渡す前に、この5項目を見るだけでも確認しやすくなります。

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こんな引き継ぎで使えます

この方法は、さまざまな引き継ぎ資料で使えます。

• 定例業務
• 月次・週次レポート
• Excel集計
• 顧客対応
• プロジェクト業務
• 会議運営
• システム操作
• 申請業務
• メール対応
• 異動・退職時の引き継ぎ

特に、

「自分しか分からない仕事」

を引き継ぐときに便利です。

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仕事でAIを使うときの注意点

引き継ぎ資料には、社内情報や個人情報が含まれている場合があります。

会社の資料をChatGPTなどのAIに入力するときは、必ず勤務先のルールを確認してください。

特に、

• 顧客名
• 個人情報
• 社外秘情報
• 契約情報
• 社内システム情報
• ID・パスワード
• セキュリティ情報
• 未公開のプロジェクト情報

などを、会社の許可なく個人向けAIへ入力しないよう注意が必要です。

実際の名前を、

「担当者A」

「取引先B」

「システムC」

などに置き換えて相談する方法もあります。

また、AIが「不足している」と判断した項目が、必ず本当に必要とは限りません。

最後は、実際の業務内容に合わせて自分で確認してください。

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今日から使える3ステップ

1．引き継ぎ資料を作る

まずは、自分が分かる範囲で引き継ぎ内容を書きます。

最初から完璧に作る必要はありません。

2．ChatGPTにチェックしてもらう

「初めて担当する人の目線で、抜け漏れを探して」

と依頼します。

3．「要確認」だけ自分で確認する

AIが出した項目の中から、本当に必要なものを確認して資料に追記します。

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まとめ

引き継ぎ資料は、

「自分には分かる」

だけでは足りません。

大切なのは、

初めてその仕事をする人が、資料を見ながら一人で動けるか

です。

そんなときはChatGPTに、

「初めて担当する人の目線で、抜けている情報や曖昧なところを確認して」

と頼んでみます。

ポイントは、

作る → AIでチェック → 要確認を埋める

の3ステップ。

そして、

AIに足りない情報を勝手に作らせず、「要確認」として出してもらう

ことが大切です。

引き継ぎのゴールは、資料を作ることではなく、「自分がいなくても相手が一人で動ける状態をつくること」。

ChatGPTを“最初の引き継ぎ相手”として使って、資料を渡す前に一度チェックしてみてください。