上司から突然、
「今どうなってる？」
と聞かれて、
「あ、えっと……」
となったことはありませんか？
進捗そのものは分かっていても、短く説明するのは意外と難しいものです。
そんなときはChatGPTに、
「30秒で話せる進捗報告」
に整理してもらえます。
まずは思いついたまま書く
例えば、
資料はだいたいできている。
数字の確認がまだ終わっていない。
田中さんから回答待ち。
明日の午前中までには完成させたい。
今のところ大きな問題はない。
この状態でも十分です。
最初からきれいに文章を作る必要はありません。
ChatGPTにこう頼みます
以下は現在の仕事の進捗です。
【進捗メモ】[ここにメモを貼り付け]
上司に30秒程度で説明できるように整理してください。
順番は、
1. 現在の状況
2. 完了したこと
3. 残っていること
4. 今後の予定
5. 上司に相談・確認したいこととしてください。
【重要】
・書かれていない内容は補わない
・問題がない場合は無理に問題を作らない
・短く、口頭で自然に話せる文章にする
回答イメージ
資料はほぼ完成しています。
本文の作成は終わっていて、現在は数字を確認しています。
田中さんからの回答待ちの項目が1点あります。
回答を確認できれば、明日の午前中までに完成予定です。
現時点では大きな問題はありません。
これなら、そのまま口頭報告のたたき台として使えます。
報告は「全部説明する」必要はない
進捗報告で大切なのは、作業の細かい経緯を全部話すことではありません。
上司が知りたいのは主に、
今どこまで進んでいるか
問題はあるか
いつ終わりそうか
です。
AIに順番を整理してもらうことで、余計な説明を減らしやすくなります。
「問題がある場合」だけ別に出してもらう
例えば、
この進捗の中で、上司に早めに共有した方がいい問題や遅延リスクがあれば、最後に「要共有」として分けてください。書かれていない問題は推測しないでください。
と追加できます。
これなら、通常の進捗と注意事項を分けて確認できます。
メール・チャット用にも変更できる
口頭ではなくTeamsやメールで送るなら、
この内容を、上司へのTeamsメッセージとして5行以内に整理してください。
と頼めます。
同じメモから、場面に合わせて文章を変えられます。
仕事でAIを使うときの注意点
進捗には、
- 未公開施策
- 顧客情報
- 社内プロジェクト
- 売上数字
- 個人名
などが含まれることがあります。
会社のAI利用ルールを確認し、必要に応じて情報を置き換えて使用しましょう。
また、AIが作った報告文をそのまま使わず、現在の進捗と一致しているか必ず確認してください。
今日から使える3ステップ
1．進捗を箇条書きにする
文章にしなくてOKです。
2．ChatGPTに30秒版を作ってもらう
状況・残り・予定を整理します。
3．実際の状況と確認する
数字や期限をチェックしてから報告します。
まとめ
上司への進捗報告は、
うまく話すことより、順番を整理すること
が大切です。
まず自分の状況を箇条書きにして、
「30秒で報告できる形に整理して」
とChatGPTに頼んでみましょう。
AIに仕事を判断してもらうのではなく、
自分が持っている情報を、伝わる順番に並べてもらう。
これだけでも報告しやすくなります。
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